Kender du det, når du føler dig ineffektiv, og altid laver tingene i sidste øjeblik?
Det var mig. Jeg var altid ham, der skrev opgaverne i timerne op til deadline. Jeg var ham, der jonglerede med kaos på skrivebordet, i indbakken, i noterne. Det kan være mentalt drænende at arbejde i kaos. Det ved jeg.
Men det ved Bill Gates også.
Han har blandt andet sagt følgende om dovne mennesker:
"I choose a lazy person to do a hard job. Because a lazy person will find an easy way to do it."
Og der er, heldigvis, lettere måde at nå dine mål på.
Jeg har måttet tilpasse mig, lære af mine fejl og effektivisere mit arbejde og mine arbejdsprocesser. Og det har blandt andet krævet, at jeg gennem årene har testet utallige værktøjer af, som kunne gøre strukturen lettere.
I dette blogindlæg får du mine erfaringer og mine bedste værktøjer til lettere at gå fra kaos til kontrol.
Tip 1: AkiFlow
Jeg har prøvet alle de store tools.
Monday, Asana, Trello, ClickUp, Notion.
Og selvom, at vi bruger både Trello & Notion (til hver sit formål) i anew sleep og Asana i PL & Partners, så samler jeg ikke mine opgaver derinde.
Det gør jeg i et helt andet tool: Akiflow.
Her samler jeg opgaver forbundet med:
- anew sleep
- PL & Partners
- Bloggen her
- LinkedIn posts
- Opgaver, der ikke er arbejdsrelateret
Akiflow er et simpelt, men effektivt værktøj skabt til enkeltpersoner (det kan ikke bruges som team).
Det har hjulpet mig med at tage kontrol over min hverdag og blive meget mere effektiv. Jeg får eksekveret meget mere end førhen.
Akiflow er en app (på Mac eller Windows), der er designet til at gøre det nemt at planlægge, organisere og gennemføre dine opgaver.
Den har en række funktioner, der gør det nemt at prioritere dine opgaver, planlægge din tid og holde styr på dine noter.
Det, der virkelig gør Akiflow unikt, er antallet af funktioner.
For i stedet for at overvælde dig med en masse funktioner, du måske ikke har brug for, fokuserer Akiflow på at gøre det nemt at håndtere de grundlæggende opgaver, du står overfor hver dag.
Integration med andre apps
En af de ting, jeg virkelig sætter pris på ved Akiflow, er værktøjets evne til at integrere med andre apps.
Det betyder, at jeg automatisk kan importere opgaver fra Gmail, Asana, Trello og Slack, direkte ind i Akiflow.
Det gør det meget nemmere at holde styr på alle mine opgaver på ét sted.
Akiflow kan nemlig automatisk hente information fra alle de store projektstyringsværktøjer som Asana, Trello, ClickUp og Jira. Dermed kan du hente dine opgaver fra dit team og øge din produktivitet.
Et eksempel:
Når du bruger Gmail, så kan du stjernemarkere e-mails. Dine stjernemarkerede e-mails vil så fald automatisk blive importeret til din inbox i Akiflow. Og Akiflow's inbox er værd at skrive hjem til mor ...
Akiflow "inbox" er genial
Akiflow's "inbox" er seriøst en game-changer. Det er som at have din egen personlige kommandocentral, der fanger alle dine opgaver, lige når de lander. Får du en ny opgave fra en e-mail, en anden app, eller bare en tilfældig tanke, der popper op i hovedet? Smid den i din Akiflow inbox.
Herfra kan du begynde at jonglere. Planlæg opgaver til en bestemt dato, snooze dem til senere, eller smid opgaverne ud, hvis de ikke længere er relevante. Hvis du ikke lige får planlagt en opgave, så gemmer Akiflow den i "Someday"-fanen. Det er som en lille skattekiste fuld af opgaver, du kan håndtere senere.
"Inbox"-funktionen er også super fleksibel. Og du kan bruge det på den måde, som bedst passer til din arbejdsgang.
Personligt bruger jeg inbox-funktionen en del for så at kategorisere opgaverne. Så lander de i de rigtige mapper fremadrettet. Så når jeg dedikerer en søndag til at skrive blogindlæg til www.kristian-larsen.com? Så tjekker jeg bare mappen der.
Hvem får mest glæde af Akiflow?
Akiflow er skabt til enkeltpersoner, der vil være mere produktive.
Du kan ikke bruge Akiflow som et team og samarbejde gennem det:
Her skal du bruge andre systemer. Her sværger jeg personligt til Trello og Asana. De to platforme integreres heldigvis også let ind i Akiflow, så du slipper for at tjekke flere systemer.
Akiflow har i hvert fald hjulpet mig med følgende:
- Jeg er blevet mere produktiv
- Jeg har fået ét tool, der automatisk samler alting et sted
- Jeg har stadig overblikket, når jeg har mange bolde i luften
- Jeg glemmer aldrig mine gode idéer
- Jeg går hjem fra arbejde med mere ro i sindet.
Tastaturgenveje
Hvis du er en fan af genveje, så vil du elske Akiflow.
Denne app er fyldt med tastaturgenveje, der gør det super nemt at navigere rundt og få tingene gjort.
Her er bare et par af de gode (på Mac):
- "T" for at hoppe til dagens opgaver.
- "S" for at snooze en opgave.
- "E" for at markere en opgave som fuldført.
- "CMD + [1, 2, 3]" for at skifte mellem Inbox, Today og Upcoming for at danne dig et overblik på 2 sekunder.
Og det stopper ikke der. Tryk på "Option + Space" for at åbne Akiflow, uanset hvor du befinder dig på din computer, og notér en ny opgave med det samme.
Andre smarte funktioner
Jeg kunne skrive et helt indlæg og optage utallige videoer om Akiflow.
Her er et par andre funktioner, der er værd at nævne på falderebet:
- Rituals - hjælper dig med at reflektere over dine fuldførte opgaver og planlægge din næste dag.
- "Share availability" - del din tilgængelighed og få andre til at booke møder med dig på samme måde som Calendly.
- Integration mellem flere e-mails - hvis du har flere virksomheder eller e-mails, som mig er det en gamechanger. Jeg har pt. 4 e-mails, så uden Akiflow ville det være rimelig uoverskueligt med mine kalendre.
Akiflow er rimelig fantastisk og har gjort en kæmpe forskel for mig.
Du kan prøve AkiFlow gratis i 7 dage her: www.akiflow.com (Bemærk: Dette er et henvisningslink, hvis du opretter dig får vi begge $10 i rabat på næste faktura).
Tip 2: Zero Inbox
Jeg har altid tænkt, at Zero Inbox var ren utopi (særligt som selvstændig). Tanken om at komme i bund med sin indbakke? 🤨 Det kunne jeg slet ikke se ske.
Jeg behandlede min inbox (i Gmail) som min to-do liste. Hvis der var én mail, som jeg ikke skulle svare på nu (eller ville svare på), så lod jeg den være ulæst.
Totalt fjollet.
Men nu kører jeg med Zero Inbox.
Jeg har to repeating tasks i Akiflow, hver tirsdag 16:40 og fredag 16:40.
Her er et eksempel på hvordan det ser ud inde i Akiflow. Bemærk Akiflow indsætter også opgaverne ind i Google Calender, så overblikket er overalt.
Det er her, at jeg kører min indbakke helt i bund og får alt ind i Akiflow.
Grunden til at jeg har valgt de dage, er egentlig fordi, at jeg førhen brugte tre dage (mandag, onsdag og fredag), men det blev for ofte og derfor unødvendligt.
Jeg kan derfor også gå på weekend med god samvittighed, velvidende om, hvad der venter mig næste uge. Og indbakken er helt tom.
Hvis du føler dig overvældet af en uendelig strøm af opgaver, så prøv Zero Inbox metoden med Akiflow - det skaber et rigtig godt overblik.
Tip 3: Hold dine møder korte
Hold korte og præcise møder. Det er en strategi, der i den grad virker. I stedet for at indstille min kalender til at være 60 minutter som standard for nye begivenheder, har jeg indstillet den til 30 minutter.
Det gør en stor forskel. Først og fremmest betyder det, at jeg skal tage et aktivt valg, hvis mødet skal være længere end 30 minutter. Det tvinger desuden både mig og de andre deltagere til at være mere fokuserede og effektive i vores kommunikation.
Et kortere møde øger også risikoen for, at mødet bliver fyldt med unødvendige diskussioner, der ikke bidrager til mødets formål. En gang i mellem giver det også mening at gå udover agendaen, bestemt. Men kortere møder og et klart fokus på agendaen er ofte for det bedre.
Tænk over det: Hvis du kan opnå det samme på 30 minutter, som du normalt ville på 60 minutter, har du lige sparet 30 minutter af din tid, som du kan bruge på andre opgaver. Det lyder måske for simpelt. Men det sparede mig over 8 timer om ugen, mens jeg arbejdede i PL & Partners. Her havde jeg ofte over 15 møder ugentligt.
En anden fordel ved kortere møder er, at det hjælper mig med at holde energiniveauet oppe. Lange møder kan være drænende, og det kan være svært at holde fokus og energi oppe gennem hele mødet.
Prøv at indstille dine kalenderbegivenheder til 30 minutter i stedet for 60.
Du vil blive overrasket over, hvor meget mere du kan nå på kortere tid.
Tip 4: Sæt uret og klar opgaven på 30 minutter
At arbejde effektivt handler ikke kun om at arbejde hårdt, men også om at arbejde smart. En teknik, jeg har fået stor glæde af, er at sætte en timer på 30 minutter for hver opgave, jeg arbejder på. Dette er en form for tidsbegrænset arbejde, også kendt som Pomodoro-teknikken.
Når du sætter en timer, giver det dig en klar tidsramme at arbejde indenfor, og det skaber en følelse af hast. Det tvinger dig til at fokusere på opgaven foran dig og minimere distraktioner. Det hjælper også med at forhindre, at du bliver for opslugt af en enkelt opgave og ignorerer andre vigtige opgaver.
Tag en kort pause efter hver 30 minutters session. Det giver dig en chance for at hvile og genoplade, så du er klar til næste opgave. Du vil blive overrasket over, hvor meget du kan opnå på bare 30 minutter, når du virkelig fokuserer.
Pomodoro-teknikken er også fantastisk til at bekæmpe "jeg klarer det senere"-mantraet. Når du står over for en stor, uoverskuelig opgave, kan det være fristende at udsætte den. Men når du først har sat en timer og begynder at arbejde, vil du ofte opdage, at opgaven ikke er så stor og krævende, som du troede.
Så næste gang du står overfor en opgave: Prøv at sætte en timer på 30 minutter.
Simple problems, simple solutions.
Konklusion
At arbejde effektivt og produktivt handler om meget mere end bare at arbejde hårdt. Det handler om at finde de rigtige værktøjer og strategier, der passer til din arbejdsstil og dine behov. Fra at bruge Akiflow til at holde styr på dine opgaver, til at indstille din kalender til 30-minutters møder, til at arbejde smart hjemmefra, og endelig til at bruge en timer til at fokusere på din indsats - alle de teknikker kan hjælpe dig med at arbejde smartere i stedet for hårdere.
Husk: Det vigtigste er at finde en metode, der virker for dig. Vi er forskellige. Hvad der virker for mig, fungerer måske ikke for dig. Men ved at eksperimentere med forskellige teknikker og værktøjer har du lettere ved at finde din egen vej til at blive mere produktiv.
Så tag kontrol over din tid, dine opgaver og din produktivitet.
Nu har du flere værktøjer og strategier til at gøre det.
Nu er det bare op til dig om at tage det første nye skridt.